A pesar del avance tecnológico, muchas empresas siguen dependiendo de procesos en papel: contratos impresos, reportes físicos, firmas manuales, solicitudes archivadas en carpetas. Esto no solo ralentiza la operación, sino que genera costos invisibles, espacio desperdiciado y riesgos de pérdida o filtración de información.

La solución es clara: digitalizar. Pero no se trata simplemente de escanear documentos, sino de implementar una estrategia eficiente y segura para pasar del papel al archivo digital sin complicaciones.

¿Por qué digitalizar tus documentos?

• Agilidad operativa: localizar un documento digital toma segundos; uno en papel, minutos (o incluso horas).
• Seguridad: puedes cifrar, restringir accesos y tener respaldos automáticos.
• Ahorro de espacio físico: adiós a archiveros, bodegas y cajas.
• Cumplimiento normativo: muchos marcos legales ya aceptan documentos electrónicos firmados digitalmente.
• Sustentabilidad: reduces el uso de papel, tinta, energía y transporte.

Errores comunes en la digitalización de documentos

Muchas empresas comienzan a digitalizar sin un plan, lo que genera más desorden que solución:

• Escaneos sin nombre o sin estructura
• Archivos guardados en múltiples carpetas y dispositivos
• Falta de un flujo de validación o respaldo
• Escaneos de mala calidad o ilegibles
• Procesos manuales sin automatización

La clave no es digitalizar por digitalizar, sino hacerlo de forma estratégica, organizada y escalable.

5 pasos para una digitalización eficiente

1. Clasifica y depura:
   Revisa qué documentos deben digitalizarse y cuáles pueden ser eliminados. No todo necesita escanearse.
2. Define una estructura de archivo:
   Establece carpetas, nomenclaturas y responsables de cada categoría documental.
3. Utiliza escáneres adecuados:
   La velocidad y resolución del escáner pueden hacer la diferencia. Hay modelos con alimentación automática, OCR y compresión integrada.
4. Apóyate en software de gestión documental:
   No basta con guardar PDFs. Usa plataformas que permitan buscar, ordenar, compartir y resguardar documentos con trazabilidad.
5. Automatiza tareas recurrentes:
   Si digitalizas facturas, solicitudes, reportes, etc., conecta tu escáner con sistemas que automaticen el proceso de captura y archivo.

¿Cómo lo implementa Interlace?

En Interlace acompañamos a las empresas en todo el proceso de digitalización con soluciones tecnológicas y consultoría especializada. Nuestro servicio incluye:

• Análisis del flujo documental actual
• Definición de estructura y jerarquía de archivos
• Asesoría para elegir el equipo y software adecuados
• Capacitación a usuarios finales
• Automatización de flujos con herramientas compatibles con la nube
• Reportes de avance y cumplimiento

Además, todos los documentos digitalizados pueden integrarse con soluciones como Power BI para visualizar volumen, frecuencia y tiempo de procesamiento.

Transforma el papel en productividad

Digitalizar tus documentos no es una tarea técnica, es una inversión operativa. Elimina el caos, gana velocidad y asegura que tu información esté siempre donde la necesitas: en un clic.

Solicita una asesoría gratuita con Interlace y empieza hoy a digitalizar sin complicaciones.