En la mayoría de las empresas, los costos de impresión están dispersos, mal registrados o directamente ignorados. Es común pensar que imprimir documentos solo implica papel y tóner, pero en realidad se trata de un ecosistema que involucra dispositivos, insumos, energía, tiempo de personal y soporte técnico.
Por eso, auditar tu entorno de impresión no es un lujo: es una estrategia esencial para optimizar costos y procesos. Aquí te presentamos 5 formas concretas de hacerlo, para que puedas tener el control total sobre este rubro operativo.
1. Identifica y mapea todos tus dispositivos
Muchas empresas no tienen claro cuántas impresoras y multifuncionales tienen en operación. Algunas pueden estar en oficinas remotas, sin monitoreo, o incluso fuera de uso pero consumiendo recursos.
¿Qué hacer?
- Haz un inventario completo y clasifícalo por ubicación, modelo y función.
- Determina qué equipos están activos, cuáles se utilizan poco y cuáles podrían consolidarse.
- Evalúa si los dispositivos actuales son adecuados para el volumen de trabajo que soportan.
2. Mide el consumo real de tóner y papel
Uno de los costos más importantes en impresión son los consumibles. Sin embargo, muchas empresas compran de más “por si acaso” o tienen desperdicio por mala gestión.
¿Qué hacer?
- Analiza el consumo mensual por equipo y por área.
- Revisa patrones de uso excesivo o ineficiente (por ejemplo, impresiones innecesarias a color).
- Identifica áreas donde se podrían aplicar políticas de impresión más responsables (como impresión a doble cara por defecto).
3. Detecta costos ocultos y desperdicio operativo
El gasto no solo está en los consumibles. El tiempo que los empleados pierden por equipos que fallan, por falta de tóner o por buscar asistencia también es un costo.
¿Qué hacer?
- Revisa cuántas incidencias de impresión ocurren al mes.
- Calcula el tiempo promedio de resolución.
- Suma el costo del tiempo improductivo o de los recursos duplicados por errores de impresión.
4. Evalúa contratos de soporte y mantenimiento
En muchas organizaciones, los contratos de mantenimiento de impresión no se ajustan a las necesidades reales o están dispersos entre varios proveedores, lo que dificulta la trazabilidad y genera gastos innecesarios.
¿Qué hacer?
- Verifica las condiciones actuales de tus contratos: ¿pagas por página, por equipo, por servicio?
- Determina si hay proveedores duplicados o si conviene unificar en un modelo administrado.
- Revisa si estás pagando servicios que ya no utilizas o que podrías renegociar.
5. Usa herramientas de monitoreo inteligente
La mejor forma de auditar es en tiempo real. Con plataformas como las que ofrece Interlace, puedes automatizar la supervisión del entorno de impresión.
¿Qué hacer?
- Instala software de monitoreo que registre niveles de tóner, ciclos de impresión y errores.
- Configura alertas que te notifiquen consumos anómalos o fallas críticas.
- Visualiza los datos con dashboards y reportes accesibles para la toma de decisiones.
¿Cómo puede ayudarte Interlace en esta auditoría?
En Interlace realizamos auditorías completas del entorno de impresión como parte de nuestra solución de Servicios Administrados de Impresión (MPS). Nuestro proceso incluye:
- Inventario y análisis de equipos
- Medición del consumo por área y por usuario
- Evaluación de costos actuales y potenciales de ahorro
- Recomendaciones para optimizar recursos e implementar automatización (como surtimiento automático de tóner)
- Visualización de resultados en Power BI
Lo que no se mide, no se controla
Auditar tu entorno de impresión es el primer paso para recuperar el control sobre un gasto constante y muchas veces invisible. Con datos claros, puedes reducir costos, mejorar la productividad y contribuir a una operación más sustentable.
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